Organisation d’un séminaire à Paris

Organisation d’un séminaire

L’organisation d’un séminaire n’est pas une tâche insurmontable, elle nécessite seulement, comme son nom l’indique, un minimum d’organisation.

Avant toute chose vous devez d’abord définir un cahier des charges détaillé, qui comprendra tous les points importants et moins importants, afin de satisfaire les exigences de chacun : direction générale, intervenants et participants. Ce cahier des charges comprendra d’abord l’objectif du séminaire (team building, formation, récompense…), la ville ou le lieu choisi, les dates et le budget dédié.

Ces deux points sont particulièrement importants. On considère en général qu’il faut préparer au moins 3 mois avant la date prévue les séminaires. D’où l’importance de se concerter sur une date précise, afin de pouvoir lancer les invitations assez tôt et se concentrer ensuite sur l’organisation proprement dite.

Quand au budget, il apparaît évident qu’il va déterminer le type de séminaire proposé et sa durée. Toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre d’organiser un séminaire haut de gamme pendant une semaine, mais ce n’est pas nécessairement pour cela que le séminaire doit être moins bien pensé. Si vous vous orientez vers un hébergement et une restauration comprise, ils représenteront environ la moitié du budget alloué. C’est pourquoi le choix du lieu dépend si fortement du budget.

Une fois le cahier des charges fixé, vous pourrez vous tourner vers le « contenu » du séminaire. Vous prendrez bien sûr le soin de prévenir les différents intervenants que vous souhaiter inviter. C’est ensuite le moment de choisir un lieu et des prestataires. Il y a de nombreux choix possible, suivant si vous souhaitez donner un aspect plutôt formel au séminaire, dans un but de formation par exemple, ou si vous souhaiter en faire un évènement exceptionnel et original.

Les grands hôtels, halls d’exposition, monuments et châteaux proposent souvent ce type de service pour un ou plusieurs jours et pour un grand nombre de participants. Si vous souhaitez organiser une soirée de prestige, un monument connu de la ville choisie (certaines salles du Louvre sont ainsi ouvertes aux séminaires) donnera un cachet particulier à cette réunion. Si vous recherchez l’originalité, sachez que vous pouvez aussi privatiser des restaurants, musées, cinémas, théâtres… Pensez aussi aux activités ludiques et sportives : karting, paintball, sports collectifs sont des bons moyens de souder une équipe. Des sites internet existent pour vous aider à trouver une salle dans la ville choisie. A Paris, sachez que l’Hôtel Bedford dispose de salles de réunion et de capacités hôtelières qui sauront répondre à vos attentes. L’Hôtel Bedford est situé à proximité de la Madeleine et de la Place de la Concorde, donc à proximité des plus grands monuments parisiens.

Grâce à tous ces conseils, vous pouvez maintenant vous lancer dans l’organisation du séminaire de votre entreprise. Les équipes de l’Hôtel Bedford sont à votre disposition au 01 44 94 77 77.

 

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